Privacy Statement Visumdienst Breda B.V.

 

Dit is het privacy statement van de besloten vennootschap Visumdienst Breda B.V., hierna: Visumdienst. Visumdienst is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 50050664 en is gevestigd aan de Hazeldonk 6025 te 4836 LA, Breda. In dit document wordt uitgelegd hoe Visumdienst omgaat met het verwerken van uw persoonsgegevens. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens betracht Visumdienst de grootst mogelijke zorgvuldigheid.

Wat doet de Visumdienst
Visumdienst is dienstverlener in het aanvragen van visa, e-visa en legalisatie van documenten voor verschillende doeleinden en landen. Deze dienstverlening wordt zowel offline als online verricht.

Verkrijging persoonsgegevens
Indien u gebruik maakt van de diensten van Visumdienst, verstrekt u zelf de benodigde persoonsgegevens aan Visumdienst. Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Categorieën persoonsgegevens
Visumdienst kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken, afhankelijk van de dienst en bestemming van uw keuze:

  • Contact- en NAW-gegevens;
  • Geslacht;
  • Geboorteplaats en -datum;
  • Gegevens over de burgerlijke staat;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Financiële en/of betaalgegevens;
  • Reishistorie en -gegevens;
  • Opleiding en werkgegevens;
  • (Reis)verzekeringen;
  • Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens, waaronder: paspoort(nummer), uitgiftedatum en vervaldatum, Burgerservicenummer (BSN), rijbewijs, pasfoto, nationaliteit, etniciteit, ras, religie, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, criminele gegevens (waaronder een strafblad), Verklaring Omtrent Goed Gedrag (VOG) en kentekenbewijs en/of het vin-nummer;
  • Overige door u zelf verstrekte persoonsgegevens.

Doel van de verwerking
De persoonsgegevens die door Visumdienst verwerkt worden, hebben ten doel om:

  • Contact met u op te nemen om u te informeren over de door u afgenomen diensten en de uitvoering daarvan;
  • De diensten uit te voeren, waaronder het verzorgen van visa en het legaliseren van documenten;
  • U in te schrijven in de systemen;
  • Het verwerken van betalingen;
  • De dienstverlening te verbeteren;
  • Nakomen van wettelijke verplichtingen;
  • Het doen van marketing en communicatie uitingen;
  • De website te verbeteren door middel van het analyseren van bezoekersgedrag op de website;
  • Gegevensuitwisseling met derden ten behoeve van de uitvoering van de dienstverlening.

Grondslag verwerking
Het verwerken van persoonsgegevens is slechts mogelijk op grond van de hiernavolgende grondslagen: (i) wettelijke verplichting, (ii) uitvoering overeenkomst, (iii) verkregen (uitdrukkelijke) toestemming van de betrokkenen, en (iv) gerechtvaardigd belang. Bij het verlenen van de diensten door Visumdienst worden persoonsgegevens verwerkt. Visumdienst verwerkt uitsluitend gegevens die Visumdienst noodzakelijk acht voor (het verbeteren van) de dienstverlening en gaat zorgvuldig om met de (persoons)gegevens die zij over u en uw gebruik van de dienst heeft verzameld. De grondslag voor het verwerken van deze gegevens is de overeenkomst die u met Visumdienst bent aangegaan. Ook kunnen er persoonsgegevens van u verwerkt worden door het bezoeken van de website www.visumdienst.com indien u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Noodzaak verwerking
De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om de dienstverlening uit te kunnen voeren. De diensten die Visumdienst biedt, kunnen zonder het verwerken van uw persoonsgegevens niet volledig worden uitgevoerd. Zo kan uw aanvraag bijvoorbeeld niet worden verwerkt indien wij uw legitimatiegegevens niet mogen gebruiken en niet mogen en/of kunnen delen met de vereiste derden. Indien voor specifieke doeleinden met betrekking tot de persoonsgegevens uw expliciete toestemming is vereist, dient u hiervoor separaat toestemming te geven.

Geautomatiseerde besluitvorming
Indien sprake is van enige geautomatiseerde besluitvorming, wordt deze besluitvorming verricht door computersystemen en/of computerprogramma’s zonder tussenkomst van menselijk handelen. U bent verantwoordelijk voor de gegevens die u verstrekt en die ten tijde van de geautomatiseerde besluitvorming worden gebruikt. Indien de gegevens niet juist of onvolledig blijken te zijn, komt de schade ten gevolge hiervan voor uw rekening en risico. Onder schade wordt tevens verstaan het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren van de overeenkomst als gevolg van foutieve gegevens.

Bewaartermijn
De door Visumdienst verwerkte persoonsgegevens worden bewaard conform de relevante wet- en regelgeving. Uw gegevens worden in ieder geval bewaard totdat uw verkregen visum ingaat. Indien een langere bewaartermijn noodzakelijk is op grond van wet- of regelgeving, worden de persoonsgegevens langer bewaard conform deze eisen. De (bijzondere) persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk.

Verwerking door derden
Visumdienst deelt persoonsgegevens slechts met derden indien dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst en om te voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Er worden geen persoonsgegevens verkocht. Op Visumdienst kan een wettelijke verplichting rusten om persoonsgegevens met derden te delen. Indien met derden persoonsgegevens worden gedeeld, worden hiervoor verwerkersovereenkomsten gesloten. De derden waarmee persoonsgegevens gedeeld worden zijn:

  • De Payment Provider, ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn financiële gegevens.
  • Consulaten, Ambassades en andere visa verstrekkende instanties, ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegeven die verwerkt worden zijn, afhankelijk van de dienst en gekozen bestemming, contact- en NAW-gegevens; geslacht; geboorteplaats en -datum; gegevens over de burgerlijke staat; telefoonnummer; e-mailadres; financiële en/of betaalgegevens; reishistorie en -gegevens; opleiding en werkgegevens; (reis)verzekeringen; bijzondere en gevoelige persoonsgegevens, waaronder: paspoort(nummer), uitgiftedatum en vervaldatum, Burgerservicenummer (BSN), rijbewijs, pasfoto, nationaliteit, etniciteit, ras, religie, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, criminele gegevens (waaronder strafblad), Verklaring Omtrent Goed Gedrag (VOG) en kentekenbewijs en/of het vin-nummer.
  • Koerier, ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn contact- en NAW-gegevens; paspoort(nummer), uitgiftedatum en vervaldatum, Burgerservicenummer (BSN).
  • Onderaannemers dan wel hulppersonen, ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn, afhankelijk van de dienst en gekozen bestemming, contact- en NAW-gegevens; geslacht; geboorteplaats en -datum; gegevens over de burgerlijke staat; telefoonnummer; e-mailadres; financiële en/of betaalgegevens; reishistorie en -gegevens; opleiding en werkgegevens; (reis)verzekeringen; bijzondere en gevoelige persoonsgegevens, waaronder: paspoort(nummer), uitgiftedatum en vervaldatum, Burgerservicenummer (BSN), rijbewijs, pasfoto, nationaliteit, etniciteit, ras, religie, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, criminele gegevens (waaronder strafblad), Verklaring Omtrent Goed Gedrag (VOG) en kentekenbewijs en/of het vin-nummer.
  • Trustpilot, ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn contact- en NAW-gegevens en het e-mailadres.
  • De Accountant, ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn contact- en NAW-gegevens en financiële gegevens.
  • Softwareleveranciers, ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn contact- en NAW-gegevens, het e-mailadres en de locatiegegevens.
  • Websitebeheerder, ten behoeve van uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn contact- en NAW-gegevens, het e-mailadres en de locatiegegevens.

EU-VS Privacy-schild Compliance
Afhankelijk van de door u gekozen diensten en bestemming zal Visumdienst genoodzaakt zijn uw gegevens door te geven aan instanties in derde landen. Dit betekent dat uw gegevens worden gedeeld met een land buiten de rechtsmacht van de Europese Unie en de EER. Aan de doorgifte van uw persoonsgegevens zal een adequaatheidsbesluit, dan wel een andere passende waarborg, ten grondslag liggen. Een dergelijk adequaatheidsbesluit wordt genomen door de Europese Commissie wanneer er een passend beschermingsniveau gewaarborgd wordt in het betreffende land.

Een adequaatheidsbesluit is, in ieder geval genomen voor de volgende landen: Andorra, Argentinië, Canada, Farao Eilanden, Israël, Japan, Jersey, Kanaaleilanden (Guernsey), Nieuw-Zeeland, Man (Isle of Man), Uruguay, Verenigde Staten (beperkt tot EU-US Privacy Shield), en Zwitserland.

Beveiliging van Persoonsgegevens
Visumdienst neemt het beschermen van uw persoonsgegevens serieus en neemt dienaangaande, rekening houdend met de stand van de techniek, uitvoeringskosten, alsook met de aard, omvang, context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en qua ernst van uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Voor de naleving van het AVG (Algemene vorderning gegevensbescherming) heeft Visumdienst Breda B.V. zich laten bijstaan door het gerenomeerde advocatenkantoor JustRight Legal Services.

Visumdienst heeft onder andere, maar niet uitsluitend, de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

  • Zorgvuldige screening en begeleiding van het personeel;
  • Professionele begeleiding van de IT-structuur;
  • Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall;
  • TLS (voorheen SSL). Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbak “https://” en het groene hangslotje in de adresbalk.
  • SPF als internetstandaard om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.

Algemene Voorwaarden Visumdienst
Door het bezoeken en het gebruiken van de website, stemt u in met de voorwaarden zoals beschikbaar op de website. Visumdienst behoudt zich te allen tijde het recht voor de inhoud van haar website en de voorwaarden te wijzigen. De inhoud van de website is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld, maar kan desondanks mogelijke onjuistheden bevatten of onvolledig zijn. Visumdienst aanvaardt op geen enkele wijze enige aansprakelijkheid voor schade die is ontstaan door, of voortvloeit uit het gebruik van de website. Het gebruiken van de website komt geheel voor uw eigen rekening en risico. Aan de inhoud van de website kunnen geen rechten worden ontleend. Alle teksten op de website zijn auteursrechtelijk beschermd en eigendom van Visumdienst voor zover deze niet aan derden toebehoren.

Cookieverklaring
Visumdienst maakt gebruik van technische en functionele cookies om de website te optimaliseren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door het bezoek aan een website worden meegestuurd om gebruikerservaringen van bezoekers efficiënter te maken. Visumdienst mag, volgens de wet, cookies op uw apparaat opslaan als deze cookies strikt noodzakelijk zijn om de website te kunnen gebruiken. Voor andere soort cookies is uw toestemming nodig. Wij raden aan om de cookies te accepteren in verband met de gebruiksvriendelijkheid van de website. Bezoekers van de website hebben een check in mogelijkheid.

De cookies die Visumdienst gebruikt zijn functionele cookies: deze cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Deze cookies hebben geen gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer zodat er geen toestemming gevraagd en verleend hoeft te worden. Met deze cookies worden bijvoorbeeld uw browserinstellingen opgeslagen zodat onze website het beste bekeken kan worden, of dat de website bereikbaar blijft (load-balancing) maar ook cookies die ervoor zorgen dat er geen andere cookies mogen worden geplaatst (no-follow).

Op de website van Visumdienst worden tevens cookies van Google geplaatst ten behoeve van Google Analytics. Wij houden geen informatie bij van hetgeen u op internet doet. Google Analytics is mogelijk verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving inzage te geven in deze gegevens. Dit heeft tot gevolg dat Visumdienst informatie niet kan koppelen aan een natuurlijke persoon.

Indien u hierover vragen heeft kunt u contact opnemen via info@visumdienst.com.

Gebruik Social Media
Visumdienst maakt gebruik van cookies van derde partijen om de website te optimaliseren. Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden die op de website worden weergegeven. Met derden wordt bedoeld Google Analytics en Social Media (Facebook, Twitter, LinkedIn en Google+). Op het gebruik van cookies van andere bedrijven (derden) is het privacy- en cookiebeleid van het betreffende bedrijf van toepassing. Wanneer u op de website de Social Media button aanklikt, wordt een Social Media cookie geplaatst. Voor de cookies van Social Media partijen en de data en/of persoonsgegevens die zij hiermee verzamelen, verwijst Visumdienst u naar de privacy- en cookieverklaringen van deze partijen.

Browserinstellingen
Als u niet wilt dat websites cookies plaatsen op uw apparaat waarmee u de website bekijkt, kunt u uw browserinstellingen aanpassen. Voordat een cookie geplaatst wordt, krijgt u een waarschuwing en dient u toestemming te geven voor de cookie. Doet u dat niet, kan dat bijvoorbeeld tot gevolg hebben dat de website minder goed werkt. U kunt de instellingen van uw browser aanpassen zodat uw browser alle cookies en ook de cookies van derde(n) weigert. Ook kunt u geplaatste cookies verwijderen. Hiervoor moet u de instellingen van uw browser aanpassen via voorkeuren en vervolgens kunt u de privacy instellingen aanpassen.

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Rechten van betrokkenen
Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

  • Recht op inzage;

Als betrokkene heeft u het recht om uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen met betrekking tot de verwerking daarvan.

  • Recht op rectificatie;

U heeft het recht om rectificatie en aanvulling van onjuiste gegevens te verkrijgen.

  • Recht op gegevenswissing.

Zonder onredelijke vertraging dient een betrokkene wissing van hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen.

  • Recht op beperking van de verwerking;

Als betrokkene heeft u het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Neem hiervoor contact op met Visumdienst.

  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens;

Een betrokkene heeft het recht om de hem betreffende persoonsgegevens die hij verstrekt heeft aan Visumdienst, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en deze gegevens tevens aan Visumdienst over te dragen zonder gehinderd te worden door de verwerkingsverantwoordelijke aan wie ze verstrekt waren.

  • Recht van bezwaar;

De betrokkene heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens met inbegrip van profilering op basis van die bepalingen. Visumdienst staakt de verwerking van de persoonsgegevens tenzij er sprake is van dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen, vrijheden en rechten van betrokkene die verband houden met de uitoefening van, instelling of onderbouwing van een rechtsvordering.

Klacht
Indien u een klacht heeft over de wijze waarop Visumdienst met uw persoonsgegevens omgaat, of een van bovengenoemde rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen via de website www.visumdienst.com of per e-mail info@visumdienst.com. Visumdienst zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken op uw verzoek reageren. Tevens kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de bevoegde handhavingsinstantie. U kunt hiervoor contact opnemen via deze link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Wijzigingen Privacy Statement
Visumdienst kan te allen tijde de privacyverklaring aanpassen. Op de website wordt de meest recente versie gepubliceerd. Houd daarom altijd de website in de gaten voor de meest recente versie. Als het nieuwe privacy statement gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan op de hoogte.

Deze versie is voor het laatst vastgesteld op 16 juni 2020.