Legalisatie informatie

Wat is een legalisatie?

Door een document te legaliseren maak je het document geschikt voor gebruik in een ander land. Het betreffende document moet ondertekend door de juiste instanties. Hiervoor zijn verschillende stappen voor nodig, waarover bij de meeste landen afspraken zijn gemaakt.

Een legalisatie bewijst dat:

een bevoegde instantie het document afgegeven heeft
de handtekening met zegel/stempel op het document echt is
de inhoud van het document juist is.

De stappen die benodigd zijn om een document te legaliseren zijn per land verschillend. Dit is afhankelijk van de afspraken tussen het land waar uw document voor bestemd is en het land waar het document vandaan komt.

Stappenplan

Een daarvoor aangewezen autoriteit in het land van herkomst controleert of de juiste instantie(s) in het land van herkomst het document ondertekende(n). Meestal is dit het ministerie van Buitenlandse Zaken. Na goedkeuring krijgt het document een stempel of sticker. Hiermee is voor Nederland duidelijk dat het document van een bevoegde instantie uit het land van herkomst komt. Aan het ministerie van Buitenlandse Zaken gaat soms ook een stempel van de Rechtbank, de Kamer van Koophandel of notaris vooraf. Dit is afhankelijk van het soort document en het land waarvoor het document bestemd is.
De betreffende ambassade of consulaat legaliseert het document, na controle, ook met een stempel of sticker.

Apostilleverdrag
Een aantal landen heeft afgesproken dat niet alle stappen nodig zijn of dat ze niet voor alle soorten documenten gelden in het Apostilleverdrag (officieel het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, Den Haag 5 oktober 1951). Nederland is hierbij ook aangesloten.

Legaliseren gebeurt dan met maar één stempel (of sticker): een apostille. Het betreffende land legaliseert een document met deze apostille. Er is dan verder geen legalisatie meer nodig voor dit document. De apostille wordt afgegeven door de rechtbank.

Documenten geschikt om een apostille op te laten plaatsen:

documenten van rechterlijke instanties, zoals documenten van het Openbaar Ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder
administratieve documenten, zoals getuigschriften, diploma’s of akten van de burgerlijke stand
notariële akten
officiële verklaringen op onderhandse stukken, zoals verklaringen over de registratie of het bestaan van een document op een bepaalde datum

De volgende documenten kunt u niet laten legaliseren met een apostille:

documenten opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren, zoals een verklaring van ongehuwd zijn van een buitenlandse ambassade in Nederland
documenten voor handelstransacties of douaneformaliteiten

Een document met apostille is geldig in alle landen die aan het verdrag meedoen. Dit zijn de volgende landen:

Albanië	Estland	Macedonië	San Marino
Andorra	Fiji	Malawi	Sao Tomé en Principe
Antigua & Barbuda	Finland	Malta	Servië
Argentinië	Frankrijk	Marokko	Seychellen
Armenië	Georgië	Marshall Islands	Slovenië
Aruba	Grenada	Mauritius	Slowakije
Australië	Guatemala	Mexico	Spanje
Azerbeidzjan	Honduras	Moldavië	St. Kitts en St. Nevis
Bahama's	Hong Kong	Monaco	St. Lucia
Barbados	Hongarije	Mongolië	St. Vincent en de Grenadines
België	Ierland	Montenegro	Suriname
Belize	IJsland	Namibië	Swaziland
Bosnië en Herzegowina	India	Nederland	Tonga
Botswana	Israël	Nicaragua	Trinidad en Tobago
Brazilië	Italië	Nieuw-Zeeland	Tsjechië
Brunei Darussalam	Japan	Niue	Turkije
Bulgarije	Kaapverdië	Noorwegen	Uruguay
Chili	Kazachstan	Oekraïne	Vanuatu
Colombia	Kosovo	Oezbekistan	Venezuela
Cook Islands	Kroatië	Oman	Verenigd Koninkrijk
Costa Rica	Kyrgystan	Oostenrijk	Verenigde Staten
Cyprus	Lesotho	Panama	Wit-Rusland
Denemarken	Letland	Peru	Zuid-Afrika
Dominica	Liberia	Polen	Zuid-Korea
Dominicaanse Republiek	Liechtenstein	Portugal	Zweden
Duitsland	Macao	Samoa	Zwitserland

Legaliseren van een diploma
U kunt bij de DUO verklaringen verkrijgen voor de onderwijssoorten lbo, vbo, vmbo, mavo, havo, vwo, mulo, hbs en mms. Een statusverklaring van een hbo- of universitaire opleiding kunt u aanvragen bij de Nuffic. Voor mbo-opleidingen kunt u bij de SBB een certificaatssupplement aanvragen.

Is er een legalisatie nodig?
Er is niet altijd een legalisatie nodig, tussen verschillende landen geldt er een vrijstelling voor bepaalde documenten. In dat geval kunt u uw documenten direct gebruiken. Op de website van European Justice vindt u meer informatie over vrijgestelde documenten.