Procedure

Procedure voor de aanvraag van een visum via V&V Visumdienst

Zoek onder visum- en landeninformatie of U een visum nodig heeft voor het te bezoeken land. Kijk wat de benodigdheden voor het betreffende visum zijn. NB. deze informatie geldt voor Nederlanders en in het algemeen voor alle West-Europeanen. Voor andere nationaliteiten klik hier. 

Indien er een visum voor een bepaald land nodig is moet men ook beschikken over een paspoort; een identiteitskaart is niet voldoende.  Binnen West Europa an er gereisd worden met een identiteitskaart (hier staat de volledige lijst an landen waar voor de identiteitskaart  voldoende is). NB: Nederlanders mogen niet reizen met een verlopen paspoort of identiteitskaart.

Controleer of Uw paspoort nog lang genoeg geldig is en of er in Uw paspoort nog genoeg lege pagina’s zitten (houd voor alle zekerheid twee lege bladzijden naast elkaar per visum aan).  Nederlandse paspoorten hebben een rode kaft en voorop staat “Paspoort” gedrukt.

Er zijn ook reisdocumenten voor vreemdelingen (vluchtelingenpaspoorten) . Die hebben een grijze, groene of lichtblauwe kaft. De bezitters daarvan zijn geen Nederlander, en hun reisdocument is geen paspoort. Bezitters van een reisdocument hebben vaak visa nodig voor landen waar Nederlanders geen visum voor nodig hebben,  een aantal landen zal hen geen viusm geven. Reisdocumenthoudens met een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd mogen  naar hun oorsprongsland reizen (mits ze daar een visum voor krijgen), houders met een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd mogen in principe naar elk land reizen, behalve naar hun land van oorsprong.

Klik hier voor informatie over paspoorten en reisdocumenten, op meer vragen dienaangaande vindt hier een antwoord.

Vanaf 26 juni 2012 moeten ook kinderen beschikken over een eigen paspoort (of identiteitsbewijs, maar dat is niet geschikt voor visa). Tot 26 juni 2012 mogen kinderen wel in het paspoort van de ouders staan bijgeschreven en daarmnee reizen (behoudens enlele uitzonderingen, m.n. voor de V.S. 

Download zo mogelijk de aanvraagformulieren en druk ze af op blanco papier, formaat A4. Aanvraagformulieren die niet gedownload kunnen worden kunt U opvragen. Ze worden U dan toegestuurd. U dient zelf de formulieren in te vullen en te ondertekenen. Probeer de aanvraagformulieren zo compleet mogelijk in te vullen, dat voorkomt vertraging. Vul ook de volgens U irrelevante vragen in.  Let ook op dat U de formulieren juist invult.  Met name de reisdata zijn van belang. Indien een visum voor de verkeerde datum is afgegeven (en aangevraagd) kunnen wij daar niets meer aan veranderen.  Als er meerdere formulieren per persoon en per visum worden gevraagd kunt U over het algemeen volstaan met de formulieren éénmaal in te vullen en daarna tot het gewenste aantal te kopiëren. U moet wel alle formulieren origineel ondertekenen .

Voorts moet U zorgen voor aanvullende vereisten (pasfoto's, boekingsverklaring of  garantiebrief, vaccinatieboekje, etc).

Gebruik echte pasfoto’s, nooit (foto)kopieën. Pasfoto’s moeten op de aanvraagformulieren geplakt of geniet. Op de meeste formulieren is een ruimte voor foto’s gereserveerd. Indien dat niet zo is niet ze dan in de linkerbovenhoek van het aanvraagformulier. Over het algemeen volstaan zwart-wit foto’s, maar kleurenfoto’s zijn altijd toegestaan. Sommige landen (Angola, Gabon, Syrië, Venezuela) willen alleen maar kleurenfoto’s. Als er meerdere foto's gevraagd worden gebruik dan identieke pasfoto's. Ambassades zijn wat soepeler dan de Nederlandse overheid voor wat betreft de pasfoto's: een pasfoto is in orde voor de visumaanvraag zodra een persoon er duidelijk op staat. De strenge regels voor paspoortfoto's zijn hier niet van toepassing.

Indien er niet specifiek om gevraagd wordt stuur dan geen origineel vaccinatieboekje of ticket mee: kopieën volstaan en als die onverhoopt zoek zouden raken is er niets aan de hand.

Controleer aan de hand van de gemelde voorwaarden of Uw aanvraag kompleet is.

Let ook op de geplande reisdatum: het heeft geen zin om een aanvraag lang van tevoren in te sturen: de meeste visa moeten binnen drie maanden na afgifte gebruikt worden. Als visa te vroeg worden aangevraagd zijn ze misschien  al verlopen voordat de reis begint! De meeste visa worden binnen enkele dagen afgegeven (zie de landenlijst voor de gemiddelde aanvraagduur), dus wacht tot zes weken voor vertrek voordat U een aanvraag instuurt.

Wilt U in alle gevallen de Europese datumnotering (dag/maand/jaar) gebruiken en niet de Amerikaanse (maand/dag/jaar) gebruiken tenzij daar in de aanvraagformulieren expliciet om wordt gevraagd. Dat voorkomt verwarring en foute visa.

Vergeet niet het begeleidingsformulier voor V&V Visumdienst in te vullen en mee te sturen.  Op dit formulier kunt U alle informatie invullen die voor ons van belang is om Uw aanvraag goed te kunnen verwerken. Die kunt U vinden onder "Downloaden".  Kijk of de aanvraag naar V&V Rotterdam (aanvragen binnen Nederland) of V&V Breda (aanvragen die buiten Nederland moeten worden gedaan) moet worden gestuurd: dat voorkomt vertraging. Vermeld ook eventuele extra wensen schriftelijk en concreet: wij kunnen weinig met een bericht a;s "Zoals afgesproken" omdat de post misschien niet wordt bewerkt door d egene die U per telefoon heeft gesproken. 

Stuur de visumaanvraag naar de Visumdienst per aangetekende post, koerier of anderszins.  Uiteraard kunt U de aanvragen ook persoonlijk afgeven. NB: het heeft weinig zin om persoonlijk bij ons langs te komen in de hoop/verwachting dat U op de visa kunt wachten. Dat kan niet: wij geven de visa niet zelf uit, maar gaan met de aanvraag naar het betreffende consulaat.

V&V zorgt dat de aanvraag zo snel mogelijk bij het betreffende consulaat wordt ingeleverd. Zodra visa gereed zijn worden ze opgehaald en nog dezelfde dag teruggezonden, zonodig na telefonisch contact. Waardepapieren worden altijd per aangetekende post of koerier teruggezonden. In spoedgevallen kunnen paspoorten persoonlijk worden aangereikt, of op Schiphol worden klaargelegd (Aviapartner* of een andere balie). Voor spoedvisa rekenen we een toeslag van  € 12,50 per visum.

N.B. Wanneer U de benodigde documenten per aangetekende post naar ons toestuurt, stuurt U die dan naar de postbus.**  Die kunnen we al vroeg leeghalen. Over het algemeen is dit de snelste manier om te verzenden. Aangetekende post naar het bezoekadres gaat mee in de normale bestelronde van de postbode en komt te laat om nog dezelfde dag te worden verwerkt. Brieven die per koerier / bode / persoonlijk worden afgegeven moeten naar het kantooradres. Bij aflevering voor negen uur 's-ochtends worden ze nog dezelfde dag meegenomen. Koeriersbedrijven als TNT, DHL en UPS hebben geen binnenlands netwerk dat , tenzij tegen hoge meerkosten, brieven de volgende ochtend op tijd bij ons kan afleveren. U kunt natuurlijk een rechtstreekse koerier inschakelen,  maar dat heeft alleen zin als die de brief voor 09.00 aflevert. Jarenlange ervaring heeft ons geleerd dat de aangetekende post van TNT-Post (voormalige PTT/KPN) over het algemeen de snelste, veiligste en voordeligste oplossing biedt. U moet er wel rekening mee houden dat er op zaterdag geen aangetekende post wordt bezorgd. Als er dus op zaterdag bezorgd moet worden gebruiken wij wel een koerier. Als U documenten naar ons stuurt heeft dat geen zin omdat wij op zaterdag niet naar ambassades kunnen gaan.

* Aviapartner , het voormalige Holland Handling is een afhandelingsbalie in Vertrekhal 2/Centraal op Schiphol (tegenover incheckbalie 9). Daarmee hebben wij uitstekende ervaringen voor het overhandigen van documenten op Schiphol. Uiteraard kunnen we ook aanleveren bij andere reisbureaubalies. Op balies van luchtvaartmaatschappijen neemt men geen paspoorten in bewaring.

** Ondanks wat veel mensen denken kan aangetekende post wel degelijk naar een postbus gestuurd worden! En die komt sneller aan dan post naar het kantooradres.